Sua empresa está crescendo em ritmo acelerado, conquistando novos mercados e ampliando operações? Excelente notícia! Mas, o processo de armazenagem não está conseguindo acompanhar essa evolução?
De fato, espaços apertados, processos confusos e crescimento de avarias fazem parte da rotina de empresas de médio porte que buscam crescer.
Mas, com conhecimento, estratégia alinhada às necessidades e adoção de ajustes certos, é possível virar esse jogo para otimizar a eficiência logística do armazém.
Neste artigo, te apresentamos os desafios mais comuns e as estratégias práticas para reposicionar seu negócio como um centro de produtividade e controle. Boa leitura!
Processo de armazenagem e suas etapas cruciais para o sucesso
Coração logístico de uma operação! Essa é a melhor definição para explicar o conceito de processo de armazenagem.
Em outras palavras, um artigo da TOTVS cita que essa é uma das principais etapas da operação logística. “Ele é responsável por cuidar de todas as atividades relacionadas à organização, conservação e gestão de produtos”, diz o artigo.
De forma geral, ele reúne uma série de procedimentos que garantem o recebimento, controle, organização e expedição, sempre com a máxima agilidade e segurança.
Ele pode ser dividido em 6 etapas principais:
1. Recebimento
Recebimento dos produtos e conferência de notas fiscais, assim como condições dos volumes e vistoria rápida. Exige corretos registros, para evitar extravios e fraudes.
2. Conferência
Etapa responsável pela validação de itens, quantidades e qualidade. Precisa ser feito com cuidado e, se conduzido com o apoio da tecnologia, reduz erros de entrada.
3. Endereçamento
Nessa etapa, cada palete/caixa é destinado a um local específico com etiqueta ou código de barras, facilitando a organização e o endereçamento logístico, acelerando o fluxo e evitando retrabalho.
4. Estocagem
A estocagem vai além de empilhar produtos, ela exige critérios estratégicos de organização, como métodos FIFO ou LIFO, aliados a um layout inteligente que favoreça o fluxo operacional.
Inclusive, um layout inteligente permite melhor aproveitamento do espaço e fácil deslocamento, com a possibilidade de verticalização, corredores definidos e zonas configuradas.
5. Picking (separação)
A separação de pedidos precisa ser rápida e assertiva. Afinal, quanto menos tempo e falhas, melhor.
6. Expedição
Responsável pela conferência final dos itens, cruzando nota e item. Além disso, uma rotina consolidada evita erros de carga e atrasos na entrega.
Essas etapas, quando bem executadas e alinhadas, aumentam o desempenho logístico e eliminam retrabalhos.
O grande problema é que muitas indústrias, especialmente as de pequeno e médio porte, negligenciam ou não entendem esses fundamentos, resultando em uma série de fatores que comprometem a operação.
E é sobre eles que falaremos no tópico a seguir.
Os erros mais comuns no processo de armazenagem
Empresas de médio porte frequentemente fazem de tudo para ter seu armazém organizado. No entanto, muitas delas costumam tropeçar em pequenas armadilhas que comprometem toda a eficiência da operação. São elas:
Falta de padronização
Problemas na etapa de padronização são grandes desafios e, muitas vezes, imperceptíveis.
Imagine um colaborador que executa uma tarefa de uma forma, mas outro faz totalmente diferente. O caos se instala e o controle se perde.
Colocar todos na mesma linha de ação é essencial neste caso.
Layout errado
Outro erro recorrente é planejar o layout do jeito errado. Ele pode criar caminhos desnecessários, causar atrasos e gerar congestionamento em áreas críticas, impactando negativamente a produtividade.
Controle manual do estoque
Para reduzir custos, muitos negócios ainda operam com controle de estoque manual, aumentando as chances de rupturas e perdas.
Ausência de KPIs
A falta de indicadores de desempenho (KPIs) é um dos grandes desafios para o sucesso do processo de armazenagem.
Sua ausência dificulta a identificação de gargalos e melhorias, e também pode levar a operações ineficientes, aumento de custos e dificuldades na tomada de decisões
Equipes sem treinamento
Por fim, temos um gargalo muito comum: equipes mal treinadas!
Sem capacitação básica, colaboradores ficam mais propensos a cometer erros, o que pode resultar em retrabalho, perda de tempo e até mesmo acidentes.
Evitá-los deve ser um objetivo diário e exige uma combinação de estrutura, tecnologia e gestão. E é exatamente sobre isso que falaremos a seguir.
Boas práticas para otimizar os processos de armazenagem
Para transformar o armazém em um centro com total controle, é essencial adotar práticas modernas que alinhem tecnologia, espaço e pessoas.
A seguir, destacamos os pilares mais relevantes para elevar os processos a um novo patamar.
Invista no WMS
O Warehouse Management System (WMS) é o cérebro da operação. Segundo artigo da SAP, este é um sistema que ajuda as empresas a gerenciarem e controlarem as operações diárias de um armazém.
Dentre outras ações, ele permite organizar, automatizar e monitorar as etapas do processo de armazenagem, desde o recebimento até a expedição.
Com ele, a empresa:
- Conquista rastreabilidade em tempo real;
- Elimina erros de conferência e endereçamento;
- Acessa relatórios gerenciais para decisões estratégicas.
Logo, o WMS é uma ferramenta indispensável para quem deseja operar com eficiência e segurança.
Veja também: Como escolher o melhor sistema WMS para a sua indústria?
Adote layouts inteligentes
Um layout bem-planejado é a espinha dorsal da atividade. Além da ocupação física, ele permite organizar o espaço com base no fluxo operacional e no comportamento dos produtos.
Neste contexto, verticalizar o estoque e adotar prateleiras industriais são formas de ampliar a capacidade sem necessidade de expansão física. Também favorecem o tráfego de pessoas e equipamentos, reduzindo o tempo de movimentação.
Adote KPIs logísticos
No armazém, é impossível melhorar aquilo que não se mede. Por isso, é crucial implementar indicadores de performance (KPIs) para acompanhar e ajustar a eficiência operacional.
Segundo a Association for Suply Chain Management (ASCM), alguns dos mais relevantes são:
- Precisão de estoque;
- Produtividade geral;
- Taxa de reposição;
- Giro de estoque;
- KPIs de fornecedores.
Esses, e muitos outros indicadores, ajudam gestores a identificar gargalos, prever necessidades futuras e tomar decisões assertivas. Por isso, não devem ser negligenciados.
Mão de obra capacitada
Tecnologia e estrutura são fundamentais e não podem ser esquecidos, mas sem uma equipe bem treinada, todo o sistema perde força. O sucesso depende diretamente do engajamento e capacitação dos colaboradores.
Por isso, estabelecer rotinas claras, alinhar responsabilidades e investir em treinamentos práticos são passos fundamentais.
Incentivar a participação ativa da equipe, por meio de reuniões rápidas com metas e resultados, também fortalece a cultura de melhoria contínua.
Além destas práticas, há também algumas dicas que funcionam muito bem em momentos decisivos. Afinal, se o negócio está em fase de expansão, é hora de agir com estratégia. Veja:
- Avalie o momento atual: falta espaço físico? Há um alto índice de erros? Comece por essas dores;
- Se alie a um parceiro estratégico: em caso de desafios, contar com um auxílio externo pode fazer toda a diferença;
- Planeje em fases: não queira resolver todos os problemas de uma vez. Primeiro, organize o layout, depois implante o WMS e crie indicadores. Após isso, busque a otimização contínua com a melhor estratégia (novas zonas, verticalização, automação etc.);
- Garanta sustentabilidade no longo prazo: estabeleça a revisão dos KPIs, mantenha treinamento contínuo e planeje espaço para futuras expansões.
Está na hora de avaliar o desempenho do seu armazém
Se você chegou até aqui, provavelmente já identificou pontos de melhoria no seu processo de armazenagem, seja na estrutura, nos fluxos ou na gestão da equipe.
Mas como saber, com clareza, se o seu sistema é realmente eficiente? Onde estão os possíveis problemas?
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