O inventário de estoque é fundamental para a melhor gestão desse setor. Só que a importância dele ganha ainda mais destaque por apontar informações atualizadas para tomadas de decisões baseadas em dados em outras áreas, como compras e vendas.
Inclusive, é uma ação que impacta diretamente na satisfação dos clientes, que voltam a comprar, assim como se tornam defensores da empresa. Isso porque ao saber a quantidade de itens estocados, é possível oferecer um atendimento mais rápido e preciso.
Ao mesmo tempo, ter um controle eficiente do estoque favorece as entregas ágeis, muitas vezes, de maneira imediata. E evitar atrasos é um diferencial competitivo muito interessante na atualidade, contribuindo para uma experiência positiva.
Para ter um contexto sobre esse detalhe, considere que na última Black Friday, o atraso na entrega foi a líder em reclamações na fala dos clientes. Conforme a Folha de S. Paulo, o aumento ante o último período anual foi de 34,5%.
Continue lendo para saber mais sobre o que é inventário de estoque, os benefícios, os tipos e os principais passos para aplicar na empresa.
O que é inventário de estoque
O inventário de estoque é uma lista das mercadorias que estão na companhia. Além do descritivo de cada produto, traz outras informações como o tipo e o valor de cada item. O documento inclui também os insumos (usados internamente) e não apenas o que será enviado ao cliente.
Ou seja, é a contagem física, com possibilidade de checagens, do que está presente no ambiente de estocagem. A ideia é que sejam feitas comparações com as informações do sistema. Assim, mantém um estoque e um sistema sempre atualizados.
De maneira simples, considere a ação de inventariar como necessária para ter uma operação mais assertiva, especialmente, no que diz respeito à tomada de decisão. É a partir dessas informações listadas, que geram conhecimento real do estoque, que é possível, por exemplo:
- Acertar nas compras;
- Criar ofertas para vendas;
- Organizar o estoque.
Para tanto, ainda que técnicas primitivas permitiam o uso da caneta e do papel para fazer esse tipo de anotação, hoje há tecnologias que tornam o processo mais eficiente. E, mais do que apenas saber o que se tem nesse espaço, a prática é vista como estratégica para o negócio.
Para que serve o inventário de estoque
O principal objetivo do inventário do estoque é contabilizar o que está dentro da empresa em termos de insumos e mercadorias. A partir disso, várias ações podem ser realizadas, como a comparação com o que a empresa “acredita” possuir. Assim, é método para validar o dado.
Também pode ser uma ideia para descobrir se as compras estão sendo assertivas, com base no que já se tem disponível ou se é preciso comprar a mais para reabastecer os espaços. Do mesmo jeito, dá para analisar os itens que ficam mais tempo parados ali.
Essa última utilidade acaba impactando outros estudos, como do giro de estoque. Afinal, com um produto parado por muito tempo, temos a ociosidade elevada. Então, é preciso descobrir os motivos e criar campanhas para oferecê-lo ao mercado de modo diferenciado.
Mas, entre tantas respostas, uma das mais necessárias para a aplicação dessa listagem é a garantia da melhor experiência do cliente. Isso porque nada pior do que efetuar uma compra e, logo em seguida, descobrir que não há produtos em estoque, não é?
Se a empresa faz a logística de distribuição, o assunto ganha ainda mais relevância. Isso porque o trabalho envolve etapas como pedidos, separação, embalagem de produtos, faturamento, distribuição, roteirização e expedição. Tudo tem que acontecer com agilidade e eficiência.
Os benefícios do inventário de estoque
A prática habitual do inventário de estoque nas empresas permite o alcance de vários benefícios – e em vários setores. Primeiro, obviamente, melhora a gestão do estoque, de modo a permitir um melhor controle e monitoramento. Mas, também:
- Melhora a organização do espaço de estocagem;
- Melhora o atendimento ao cliente;
- Aumenta a redução de perdas, desperdícios e custos;
- Auxilia o atendimento à legislação relacionada.
A exemplo, considere que no primeiro tópico, sobre organizar o espaço, a informação é valiosa. Já que permite estudar sobre a necessidade de expansão do espaço, como com uma verticalização. Essa é uma decisão estratégica que precisa ser validada em todo contexto, começando aqui.
Depois, falamos dos custos, não é? Sabia que um dos custos de armazenagem que mais impactam no negócio é o operacional. Nesse caso, envolve todo o processo logístico, como a estocagem de produtos. Então, quanto mais econômica for, melhor.
E o último tópico é interessante porque, ainda que passe despercebido, a listagem atualizada ajuda a indústria a comprovar os dados fiscais para o governo e órgãos. Assim, evita diferenças entre o que é informado e o que realmente existe no estoque.
Os tipos de inventário de estoque
São três opções mais comuns entre os tipos de inventário de estoque. Ambos são categorizados a partir de suas periodicidades. E, em todos, os objetivos se mantêm: melhorar a confiabilidade das informações, assim como a gestão, permitindo declarações mais realistas.
Estoque rotativo
O estoque rotativo é uma modalidade na qual as mercadorias são contabilizadas em intervalos de períodos pré-estabelecidos. Então, pode ser diário, semanal, mensal, semestral, anual e assim por diante. Cada empresa tem o melhor intervalo para a aplicação.
Estoque periódico
A segunda variação é o periódico, sendo que a determinação se dá pelo período final da ação. Geralmente, é uma ideia interessante para atualizar o controle de produtos e corrigir falhas pontuais, gerando demonstrativos financeiros confiáveis.
Estoque permanente
O último tipo de estoque que vamos apresentar aqui é o permanente, onde tudo acontece de modo automatizado. Então, cada movimentação, seja de entrada ou saída, atualiza o status do produto na ferramenta usada, que pode ser um software ou aplicativo, por exemplo.
Como aplicar o inventário de estoque
Existem vários guias de como fazer um inventário de estoque na indústria. No geral, seguem passos parecidos, os quais vamos apresentar neste tópico, baseados no conceito da logística 4.0. Observe que é importante validar as demandas da sua empresa, adaptando o que for necessário.
Classificação
Classificar os produtos é um ótimo começo, sendo possível usar grupos ou conjuntos de modo a otimizar o estoque. Essa informação deve ser adicionada logo no cadastro de cada mercadoria, lembrando que algumas indústrias usam código de barras, por exemplo.
Tipo de estoque
Após isso, valide o tipo de estoque que será aplicado, conforme as modalidades que vimos acima. Portanto, tem a ver com a periodicidade com que essa ação será feita, um dado relevante para que as equipes trabalhem mais assertivamente, assim como os setores de compras e vendas.
Prazo
O prazo de entrega do resultado é mais uma etapa. É muito válido ter um cronograma de tarefas, informando dias e até mesmo horários relativos à ação. O foco aqui é evitar a ociosidade dos colaboradores, tornando o serviço muito mais produtivo.
Tecnologia
Apoiar-se na tecnologia e nas ferramentas dela sugere uma boa ideia porque minimiza as chances de erros, como o sistema WMS. Ao mesmo tempo, agiliza a contagem das mercadorias. Alguns métodos que indicam a checagem da informação, em um trabalho que passa por dois colaboradores.
Inventário de estoque: a primeira ação para otimizar espaço
Recentemente, fizemos um blog respondendo uma dúvida comum na indústria sobre como otimizar o espaço de armazenamento. Vimos que a primeira ação para isso é gerar dados confiáveis para descobrir o que está alocado ali. Esse trabalho é feito no inventário de estoque.
Portanto, ao iniciar essa estratégia, vale a atenção para observar as reais necessidades de otimizar o ambiente disponível para as mercadorias. Curiosamente, saiba que muitas vezes a resposta está mais na organização dos itens do que propriamente em uma expansão do espaço.
Neste mesmo conteúdo citado, contamos como a análise de métodos, do layout do lugar e das estruturas usadas ali são determinantes para essa organização de estoque. Para saber mais sobre esse mesmo tema, acesse o nosso blog gratuitamente.
