O fluxograma de recebimento e armazenagem pode ser definido de várias formas. Em todas, apresenta-se como elemento-chave na busca pela gestão eficiente do estoque.
Aliás, a otimização desse espaço que guarda as mercadorias impacta diretamente no sucesso de qualquer negócio, especialmente, indústrias e redes de supermercados.
O objetivo deste blog é trazer detalhes do que é esse conceito, a importância dele e como implementá-lo na sua empresa.
O que é um fluxograma de recebimento e armazenagem?
Uma resposta simples e concisa diz que é uma representação visual do processo completo de gestão de produtos, desde a chegada até a expedição.
Ou seja, é um tipo de diagrama que mapeia cada etapa, identificando pontos de decisão, ações necessárias e o fluxo de materiais dentro do armazém.
Há múltiplos benefícios de ter um fluxograma bem estruturado. Entre eles:
Melhora a visibilidade do processo
Os processos logísticos, quando visuais, proporcionam uma visão clara de todo o ciclo de vida dos itens. E isso permite identificar facilmente gargalos e ineficiências.
Garante a padronização da operação
Estabelece um procedimento padrão em todas as etapas do recebimento e da armazenagem logística, reduzindo erros e variações no processo.
Funciona em treinamento de equipes
Também serve como uma ferramenta educacional, sendo comumente utilizada no treinamento de novos funcionários, oferecendo um guia visual das operações.
Permite a melhoria contínua
Esse diagrama fornece uma base sólida para o data driven, o que possibilita análises e implementação de melhorias constantes no setor relacionado.
Facilita a comunicação entre setores
É uma maneira simples de integrar a comunicação entre diferentes departamentos envolvidos nessa jornada interna de mercadorias.
Otimiza recursos físicos e financeiros
O método é importante na identificação de oportunidades. Por exemplo, ao permitir uma validação no uso de equipamentos e os melhores layouts para os espaços disponíveis.
Quais as etapas desse fluxograma?
Cada empresa tem seus próprios processos, a partir das especificações do setor de atuação, porte e outros requisitos.
No entanto, existem aquelas principais etapas, ou seja, que são bastante comuns em quase todos os diagramas da logística interna. Confira!
Recebimento de mercadorias
- Agendamento de entrega;
- Conferência da documentação;
- Inspeção visual dos produtos;
- Verificação de quantidade e qualidade.
Entrada no sistema
- Registro das mercadorias no sistema;
- Atualização do inventário.
Etiquetagem e identificação
- Geração e aplicação de etiquetas com códigos de barras ou RFID;
- Identificação clara dos lotes e datas de validade.
Definição de localização
- Análise do espaço da armazenagem disponível;
- Determinação da melhor localização para as mercadorias.
Movimentação e armazenagem
- Transporte interno das cargas;
- Alocação nas posições definidas;
- Registro da localização no sistema.
Controle de estoque
- Contagens cíclicas;
- Atualização constante do inventário;
- Monitoramento de níveis de estoque.
Separação de pedidos (picking)
- Recebimento de ordens de separação de pedidos;
- Coleta dos itens nas localizações;
- Conferência dos itens separados.
Embalagem e expedição
- Embalagem dos produtos conforme necessidade;
- Geração de documentação de saída;
- Carregamento para envio.
Atualização do sistema
- Baixa das mercadorias expedidas;
- Atualização final do inventário.
Como otimizar o fluxograma e torná-lo mais eficiente?
Ainda que as etapas sejam semelhantes em muitas situações, há estratégias que podem potencializar a eficiência do fluxograma.
É o que diz a pesquisa “Como funciona o recebimento, armazenamento e expedição”, divulgada pela revista do Instituto de Ensino Superior de Londrina.
“A utilização de ferramentas, técnicas e métodos adequados no recebimento, armazenagem e expedição é um dos motivos que acometem o sucesso organizacional […]”.
O que acontece, por exemplo, ao implementar ou atualizar sistemas de gestão de armazém (WMS). Eles automatizam os processos e reduzem erros.
Ainda falando em tecnologia, existem os códigos de barras ou RFID. A principal função deles é rastrear os produtos de maneira precisa e confiável.
Quer outra dica que realmente funciona: use informações e identifique tendências. Isso cria uma grande oportunidade de otimizar o posicionamento dos itens.
E por falar nisso, o layout de estoque otimizado é outra ação que muda o jogo no seu estoque. Organize o espaço de modo que fique organizado e seja funcional.
Saiba mais da importância do sistema de armazenagem
As estruturas usadas na armazenagem são um fator que impacta diretamente na eficiência do seu fluxograma e no custo-benefício a longo prazo da operação.
Sabe por quê? Entenda nesses exemplos:
- Diferentes produtos podem exigir sistemas específicos;
- Mercadorias de alta rotatividade exigem acesso rápido;
- Em espaços limitados, é preciso pensar em soluções de verticalização;
- Tem estoques que exigem mais suporte para grandes cargas unitizadas.
O estudo “Fluxo logístico: do recebimento a expedição no processo de ampliação”, divulgado no Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, comprovou isso:
“[…] foi possível conferir o quanto de organização e clareza na apresentação dos processos que a seleção do espaço e do arranjo físico podem proporcionar”.
Por isso, o ideal é ter flexibilidade na hora de encontrar estruturas que se adaptem à sua realidade e às possíveis mudanças no negócio.
A personalização de um sistema de armazenagem resulta em:
- Redução de custos operacionais;
- Aumento da produtividade;
- Maior segurança;
- Melhor uso do espaço.
Para indústrias e redes de supermercados que lidam com produtos perecíveis, a refrigeração comercial é mais um diferencial de ter um sistema sob medida.
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Como implementar e manter um fluxograma eficiente?
Um fluxograma de recebimento e armazenagem bem elaborado é fundamental na otimização de estoque. Mas, como implementá-lo? Aqui estão alguns passos:
- Mapeamento inicial: documente o processo, identificando etapas e responsáveis;
- Identificação de oportunidades: analise o fluxo e descubra áreas de melhoria;
- Redesenho do processo: crie um novo documento incorporando as melhorias;
- Implementação gradual: faça mudanças em fases para minimizar disrupções;
- Treinamento: assegure que os envolvidos compreendam o novo fluxograma;
- Monitoramento e ajustes: acompanhe os resultados e faça ajustes.
Além de ficar de olho nos dados e resultados, também é recomendado criar um plano de revisões periódicas. Isso vai garantir que sua ferramenta se mantenha atualizada!
O fluxograma de recebimento e armazenagem muda o jogo!
A eficiência na gestão de estoque é um diferencial competitivo em qualquer mercado, especialmente para indústrias e redes de supermercados de pequeno a médio porte.
Por isso, investir tempo e recursos na otimização do seu fluxograma de recebimento e armazenagem é uma boa estratégia visando retornos significativos a longo prazo.
E lembre-se de que a implementação dele é um processo contínuo. À medida que seu negócio cresce e evolui, ele também deve se adaptar.
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